【报销核算】员工费用报销流程及办法

【3334561427】【报销核算】员工费用报销流程及办法一、报销规定:

  1.任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照预算及费用之审核权限规定取得权责人的书面核准。

  2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/合益信息/合康生物)),由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。请款单和费用及出差旅费报销申请表按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。

  3. 报销以周为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。

  4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。

  5. 签名的规定:

  ① 所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。

  ② 所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。

  6. 财务复核结果视情况做下列处置:

  ① 退回报销单(注明退回原因)。

  ② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

  ③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。

  ④ 交出纳付(汇)款。

  7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。

  8. 每周汇员工报销款后,差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。

  9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。

  二、报销流程:

  事先核准及事后报销表单流程如下:

  实物报销:报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入账后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

  ① 出 差:出差(预算)申请书费用及出差旅费报销申请表和交通费用报销单(附已经核准之出差(预算)申请书);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

  ② 交 际 费:出差(预算)申请书(交际栏) 报销请款单 或费用及出差旅费报销申请表(附已经核准之出差预算申请书(交际栏))。

  ③ 车 费:合富用车申请书费用及出差旅费报销申请表和交通费用报销单(出租车车费,附已经核准乘坐出租车之合富用车申请书)。

  ④ 验收 单据:公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存货验收,经IQC核验后填写《入库单》。

  ⑤ 采购单(如有借款,应附公洽借款单 )或费用及出差旅费报销申请表( 如有借款,应附公洽借款单;如有相关费用,应附出差(预算)申请表 )部门主管财务复核财务长总经理签准出纳报销。

  三、途中交通费标准和说明:

  标准:

  ① 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准:6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6~8小时可乘坐硬卧;8~16小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上述规定标准报销途中费用之外,最多再增加200元/次。

  ② 外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过10小时以上,可报销火车硬卧车票;如10小时以下,可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机,需事先经总经理核可预算申请。

  员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写出差预算申请书(各地人员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报销。

  说明:

  ① 火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。

  ② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者,应事先填写定票单,并报总经理批准,由公司相关人员统一订票、购买、结账,但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员,并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具,必须尽量利用下班时间。

  ③ 出差期间,由于其它与工作无涉的事情所发生的费用,或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等),一律由该员工本人承担。

  ④ 已参加公司商业意外保险的员工,不得再另外报销飞机意外保险。

  四、市内交通费用标准和说明:

  标准:

  ① 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工,经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一:

  a) 据实报销:凭公交车票据实全额报销,凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。

  b) 定额报销: 在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡,领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。

  ② 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准,公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。

  ③ 员工在常驻工作当地公出,单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元,而不是单张票据最高只能报销出租车费15元),深夜(22:00以后,6:00前)允许单次报销50元为限。

  ④ 员工异地出差,在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。

  ⑤ 公司个人汽车、摩托车报销规定。 企业定。

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